Gestão de Terceiros
Controle a documentação das suas empresas terceirizadas e prestadores de serviço em um só lugar.
Centralize documentos, acompanhe pendências e vencimentos e tenha mais controle sobre os terceiros que atuam na sua operação: subcontratadas, fornecedores e colaboradores terceirizados.
- Documentos por empresa e colaborador
- Controle de vencimentos e alertas
- Até 95% menos digitação manual
Sua equipe ainda perde tempo controlando documentos de terceiros?
Quando o controle de terceiros depende de planilha, e-mail e memória, o problema não aparece no dia a dia: aparece na auditoria, na fiscalização ou quando um prestador entra na operação sem estar apto.
Documentos chegando por e-mail e WhatsApp, sem padrão nem controle.
Arquivos espalhados em pastas, drives e computadores diferentes.
Planilhas manuais que desatualizam no dia seguinte.
Documentos vencidos descobertos tarde demais.
Documentos faltantes que ninguém sabe quem deveria enviar.
Cobrança manual, terceiro por terceiro, todo mês.
Dificuldade para localizar um documento quando alguém pede.
Falta de visão geral: ninguém sabe o status real dos terceiros.
Quer entender como a OpusFlow pode resolver esse processo?
Um especialista mostra como a documentação dos seus terceiros ficaria organizada dentro da plataforma.
O controle de terceiros antes e depois da OpusFlow
Antes
- Planilhas paralelas
- Documentos em e-mails
- Pastas espalhadas
- Cobranças manuais
- Documentos vencidos sem aviso
- Falta de visibilidade do status
- Retrabalho constante
- Histórico difícil de reconstruir
Com a OpusFlow
- Informações centralizadas em uma plataforma
- Documentos organizados por empresa e colaborador
- Status visível de cada pendência
- Controle e alerta de vencimentos
- Histórico das movimentações
- Menos tarefas manuais de digitação
- Consulta rápida quando alguém pede
- Mais rastreabilidade para auditorias
O que é gestão de terceiros?
Gestão de terceiros é o processo utilizado pelas empresas para cadastrar, acompanhar, controlar e monitorar empresas contratadas, prestadores de serviço e profissionais terceirizados, incluindo documentação, requisitos, vencimentos, aprovações e demais critérios definidos pela empresa contratante.
Na prática, isso significa saber quais empresas terceirizadas atuam na sua operação, quais colaboradores cada uma colocou em campo, quais documentos foram entregues, o que ainda está pendente e o que já venceu. É esse conjunto de informações que sustenta processos de homologação, mobilização, auditoria e conformidade.
Um sistema de gestão de terceiros existe para tirar esse controle das planilhas e trazê-lo para um ambiente único, onde a documentação de prestadores, fornecedores e subcontratadas fica organizada, rastreável e fácil de consultar. Se você quiser se aprofundar no tema, veja também o artigo sobre terceirização e o conteúdo sobre homologação.
Como funciona a gestão de terceiros na OpusFlow
- 01
Cadastro das empresas terceirizadas
Cada prestador, subcontratada ou fornecedor entra na plataforma com seus dados e sua própria estrutura de documentos.
- 02
Organização com leitura automática
A OpusFlow lê os documentos e preenche as informações automaticamente. Sua equipe revisa e aprova, em vez de digitar.
- 03
Monitoramento de vencimentos
ASO, treinamentos e documentos com prazo ficam sob controle, com alerta antes do vencimento.
- 04
Consulta e histórico
Documentos, aprovações e movimentações ficam registrados e disponíveis para consulta a qualquer momento.
- 05
Visão centralizada
Dashboard e relatórios mostram o panorama dos terceiros, com os indicadores que a gestão precisa acompanhar.
Veja em poucos minutos como sair do controle manual de documentos
Assista e entenda o que muda quando toda a documentação dos seus terceiros fica centralizada em um só lugar, com visão ampla do que está completo e do que falta, sem planilhas, sem e-mails perdidos e sem retrabalho.
Quer ver isso funcionando na sua operação?
Fale com um especialista ou agende uma demonstração gratuita e veja a OpusFlow aplicada ao cenário da sua empresa.
Controle os documentos dos seus terceiros
A documentação exigida de cada empresa contratada e de cada colaborador terceirizado, organizada com status, validade e histórico.
Documentos da empresa contratada
- DCTFWeb
- GFD
- CRF
- DARF
- Folha analítica de pagamento
Documentos dos colaboradores terceirizados
- Documentos pessoais
- Documentos trabalhistas
- Prontuário digital do colaborador
- Contrato de experiência
Documentos de SST
- ASO e controle de vencimento
- Certificados de treinamentos
- Ficha de EPI do colaborador terceirizado
A OpusFlow organiza e centraliza a documentação exigida pela contratante. Ela não realiza validação jurídica automática dos documentos: a aprovação continua sendo da sua equipe, agora com tudo reunido e visível.
Empresas, colaboradores e documentos na mesma estrutura
A OpusFlow não é apenas um lugar para guardar arquivos. É uma estrutura de gestão que liga cada documento à empresa e à pessoa certa.
Empresa terceirizada
Cadastro, documentação da contratada e status geral.
Colaboradores
Cada pessoa vinculada à empresa, com prontuário digital.
Documentos
O que foi entregue por empresa e por colaborador.
Status
Aprovado, em análise ou pendente, sempre visível.
Vencimentos
Prazos monitorados com alerta antes de expirar.
Pendências
O que falta para o terceiro estar apto a atuar.
Menos digitação. Mais automação.
até 95% menos digitação manual
A OpusFlow utiliza leitura automatizada de documentos para extrair as informações e preencher o cadastro no lugar da sua equipe. O ganho está especificamente na digitação e no cadastro dos dados: sua equipe deixa de transcrever documento por documento e passa a revisar e aprovar.
Mais controle sobre o processo. Menos trabalho manual.
- Menos tarefas manuais de digitação e conferência
- Mais organização na documentação dos terceiros
- Mais visibilidade sobre o que está pendente
- Menos retrabalho entre RH, DP, SST e contratos
- Acompanhamento simples de vencimentos
- Histórico centralizado por empresa e colaborador
- Agilidade na consulta de qualquer documento
- Mais controle sobre quem está apto a atuar na operação
Por que fazer a gestão de terceiros com a OpusFlow?
Automação da leitura de documentos
Até 95% menos digitação manual no cadastro das informações dos documentos.
Centralização real
Empresas, colaboradores e documentos na mesma plataforma, não em pastas separadas.
Estrutura de empresas e colaboradores
A gestão acompanha a subcontratada e também cada pessoa que ela coloca na operação.
Controle de vencimentos
Prazos monitorados com alertas, em vez de conferência manual de planilha.
Visibilidade para a gestão
Dashboard com o panorama dos terceiros e o que precisa de atenção.
Interface simples
Uma plataforma que a equipe usa no dia a dia sem treinamento longo.
Para quem é a gestão de terceiros da OpusFlow
Empresas que trabalham com terceirizados, prestadores, fornecedores ou subcontratadas e precisam manter o controle documental de quem atua na operação.
Prefere ver o sistema antes de decidir? Um especialista apresenta a plataforma com dados parecidos com os da sua operação e responde às dúvidas do seu time durante a demonstração.
Perguntas frequentes sobre Gestão de Terceiros
O que é gestão de terceiros?
Gestão de terceiros é o processo usado pelas empresas para cadastrar, acompanhar, controlar e monitorar empresas contratadas, prestadores de serviço e profissionais terceirizados, incluindo documentação, requisitos, vencimentos, aprovações e demais critérios definidos pela contratante.
Para que serve um sistema de gestão de terceiros?
Serve para centralizar as informações e os documentos dos terceiros, acompanhar pendências e vencimentos, reduzir cobranças manuais e dar visibilidade sobre o status de cada empresa e de cada colaborador terceirizado.
Como controlar documentos de terceiros?
Definindo quais documentos cada empresa e cada colaborador precisa apresentar, centralizando os arquivos em uma plataforma, registrando as datas de validade e acompanhando as pendências em um único painel, em vez de planilhas e e-mails.
Como acompanhar documentos vencidos de prestadores?
Na OpusFlow os documentos com prazo, como ASO, treinamentos e contratos de experiência, ficam com data de validade registrada e geram alertas de vencimento, permitindo agir antes de o prazo expirar.
A OpusFlow permite controlar empresas terceirizadas?
Sim. Cada empresa terceirizada, subcontratada ou prestadora tem seu cadastro, sua documentação trabalhista e seu status de conformidade dentro da plataforma.
A OpusFlow permite controlar documentos de colaboradores terceirizados?
Sim. Cada colaborador terceirizado tem um prontuário digital com sua documentação, histórico, ASO, treinamentos e equipamentos vinculados.
Posso acompanhar vencimentos dos documentos?
Sim. A plataforma monitora os prazos e envia alertas de vencimento dos documentos que possuem validade, como ASO, contratos de experiência e equipamentos.
Como funciona a gestão de documentos de terceiros?
Os documentos são enviados para a plataforma, a leitura automática extrai as informações, sua equipe revisa e aprova, e a partir daí o documento fica organizado por empresa e colaborador, com status, validade e histórico.
A OpusFlow substitui planilhas?
A proposta é justamente essa: trazer para uma plataforma o controle que hoje é feito em planilhas, pastas e e-mails, com status, vencimentos e histórico em um lugar só.
Como solicitar uma demonstração da OpusFlow?
Basta falar com um especialista pelo WhatsApp ou agendar uma demonstração gratuita nesta página. A apresentação é feita por um consultor, no horário que funcionar para você.
Pronto para ter mais controle sobre a gestão dos seus terceiros?
Converse com nossa equipe e veja como a OpusFlow pode se encaixar no processo da sua empresa.