Matriz RACI define quem executa, aprova, é consultado e informado em cada atividade. Veja como montar uma matriz de responsabilidade com exemplo e modelo.

Matriz RACI: responsabilidades claras para cada entrega

Matriz RACI é uma tabela que relaciona atividades a quatro papéis: quem executa, quem responde pelo resultado, quem deve ser consultado e quem deve ser informado. As linhas representam entregas ou decisões; as colunas identificam pessoas, funções ou equipes. As letras nas interseções mostram o nível de participação.

A ferramenta resolve uma dúvida concreta: quando uma tarefa envolve várias áreas, quem realmente faz o trabalho e quem pode decidir que ele está concluído? Sem essa distinção, uma entrega pode ficar sem executor ou circular entre aprovações que ninguém assumiu.

Matriz de responsabilidade é um conceito mais amplo

Uma matriz de responsabilidade, também chamada matriz de responsabilidades, pode usar diferentes formas de atribuir participação. A RACI é uma dessas formas, com uma legenda padronizada. Uma lista que associa tarefas e responsáveis já distribui trabalho, mas não esclarece necessariamente quem aprova, quem contribui e quem apenas acompanha.

Seu uso não se limita a projetos. Ela também serve a processos recorrentes, como admissão, compras, conferência documental e atendimento a incidentes. O valor está em organizar interfaces entre áreas, não em preencher uma grade por obrigação.

Significado de R, A, C e I na prática

Legenda dos quatro papéis da Matriz RACI
Letra	Termo original	Papel em português	Participação	Pergunta-chave
R	Responsible	Responsável pela execução	Realiza o trabalho e produz a entrega.	Quem faz?
A	Accountable	Responsável final, com autoridade de aprovação	Responde pelo resultado e decide o aceite no escopo definido.	Quem responde pelo resultado?
C	Consulted	Consultado	Fornece informações ou parecer antes da decisão; há consulta e resposta.	Quem precisa ser ouvido?
I	Informed	Informado	Recebe informação sobre andamento ou decisão, sem aprovação nessa atividade.	Quem precisa saber?

R executa; A responde pelo resultado

A tradução pode confundir porque os dois termos originais se relacionam à responsabilidade. Neste artigo, R é o executor e A é o responsável final. A é frequentemente chamado de aprovador, mas seu papel não se resume a clicar em “aprovar”: precisa ter autoridade para aceitar a entrega ou encaminhar uma decisão no escopo acordado.

Em uma análise documental, por exemplo, um analista pode ser R pela conferência e um gestor pode ser A pelo resultado daquele processo. Indicar alguém como A sem dar autoridade, informação ou disponibilidade cria um responsável apenas no papel.

C participa da consulta; I recebe a informação

O consultado contribui antes da ação ou decisão relevante. A comunicação tem duas vias: a equipe solicita uma orientação e recebe uma resposta. O informado recebe a atualização necessária para acompanhar o trabalho ou preparar a próxima etapa, sem se tornar aprovador por isso.

O artigo publicado no portal do Ministério dos Transportes, com conteúdo atribuído à Stratec, detalha essa distinção e recomenda pelo menos um R e um único A por atividade. Trata-se de uma orientação de gestão divulgada no portal, não de uma lei que obriga todas as empresas a usar RACI.

Quando usar a RACI e quando simplificar

A matriz tende a ser útil quando uma entrega cruza áreas, depende de pareceres ou exige um aceite definido. Alguns sinais práticos são decisões devolvidas entre departamentos, tarefas repetidas por equipes diferentes e dúvidas frequentes sobre quem deve ser acionado.

Projetos: definir responsabilidades por requisitos, execução, testes e aceite.
Processos internos: organizar compras, admissões, revisões e atendimento.
Gestão de terceiros: separar envio, conferência, correção e decisão sobre documentos.
Qualidade: distinguir registro de desvio, análise, ação corretiva e verificação.

Em uma tarefa simples, executada e decidida por uma única pessoa, uma lista com responsável, prazo e resultado esperado pode bastar. Criar uma matriz extensa para cada pequena ação pode aumentar o esforço sem esclarecer nada. Na gestão de pessoas, a clareza precisa vir acompanhada de orientação e recursos, não apenas de cobrança.

Um exemplo institucional além do setor privado

O Governo Digital disponibiliza uma Matriz RACI para sistemas de inteligência artificial, integrada ao Guia Unificado de IA. O modelo organiza responsabilidades da prospecção à desativação e orienta sua adaptação pelos papéis envolvidos. Esse exemplo mostra como a matriz pode apoiar governança e continuidade, não apenas dividir tarefas de um projeto.

Como fazer uma Matriz RACI em seis etapas

1. Delimite o processo e o resultado esperado

Escolha um fluxo com começo, fim e entrega identificáveis. Defina o que a matriz cobre e o que fica fora dela, antes de distribuir responsabilidades.

2. Liste atividades com entregas verificáveis

Escreva verbo, objeto e critério de conclusão. Separe execução, análise e aprovação quando exigirem pessoas ou controles diferentes.

3. Identifique os papéis e sua autoridade

Liste as funções que participam de fato. Vincule cada função a uma pessoa ou equipe identificada e confira disponibilidade, competência e poder de decisão.

4. Distribua R, A, C e I por atividade

Defina pelo menos um R e exatamente um A em cada linha. Consulte apenas quem precisa contribuir e informe quem depende do resultado. Deixe sem marcação quem não participa.

5. Valide as linhas e a capacidade das pessoas

Procure tarefas sem executor, aprovações duplicadas e concentração de trabalho. Confirme as atribuições com os envolvidos e respeite controles de segregação de funções.

6. Teste, registre e revise a matriz

Simule uma entrega normal e uma exceção. Publique a versão acordada com critérios de aceite, prazos, substitutos e canal de escalonamento, revisando quando o fluxo ou a equipe mudar.

Escreva atividades que possam ser concluídas

“Cuidar dos documentos” é amplo demais. Prefira “conferir o conjunto documental recebido e registrar as pendências”. Acrescente a definição de concluído: conferência registrada, referências identificadas e pendências encaminhadas ao destinatário correto. Quando duas etapas têm aprovações diferentes, crie duas linhas em vez de inserir dois As na mesma entrega.

Associe funções a pessoas e substitutos

Usar funções nas colunas ajuda a manter o modelo quando a equipe muda. Porém, “RH” ou “gestão” não pode esconder a pessoa que deve agir. Mantenha uma referência com o ocupante da função, o canal de contato e o substituto autorizado. A matriz mostra responsabilidade; prazos e contatos precisam estar no procedimento ou no controle da tarefa.

Exemplo de Matriz RACI na documentação de terceiros

O exemplo abaixo é fictício e didático, para um processo de recebimento e análise de documentos antes da mobilização de uma subcontratada. Não representa exigência legal nem dispensa avaliação técnica, contratual ou jurídica. Cada empresa deve adequar os papéis a suas atribuições e controles.

Exemplo preenchido: organização documental de uma subcontratada
Atividade	Analista documental	Gestor do contrato	SST	Jurídico	Subcontratada
Definir documentos exigidos no contrato	R	A	C	C	I
Enviar o conjunto documental solicitado	I	A	C	I	R
Conferir documentos recebidos e apontar pendências	R	A	C	C	I
Corrigir e reenviar documentos pendentes	C	A	C	I	R
Registrar decisão sobre a mobilização	C	A/R	C	C	I
Organizar fichas e referências documentais	R	A	C	I	I

Legenda: R executa; A responde pelo resultado; C é consultado; I é informado; A/R acumula execução e responsabilidade final. A participação de SST e Jurídico neste exemplo depende do escopo e dos documentos analisados, não de uma necessidade de consultar ambas as áreas em toda situação.

Como interpretar uma linha

Em “conferir documentos recebidos e apontar pendências”, o analista executa a conferência. O gestor do contrato responde pelo resultado do processo. SST e Jurídico contribuem nos assuntos que exigem sua análise, e a subcontratada recebe a informação das pendências. Isso não transforma o analista em responsável pela emissão dos documentos, nem transfere as obrigações da empregadora ao gestor do contrato.

Por que há A/R na decisão de mobilização?

Neste modelo simplificado, o gestor registra a decisão e responde por ela. Em uma organização que exija segregação entre análise e aprovação, crie etapas próprias e designe pessoas diferentes. Uma matriz gerencial não altera competências profissionais, responsabilidade técnica ou deveres previstos em lei e contrato.

Para os cuidados com vínculos e documentos, leia também sobre terceirização e organização documental.

Modelo de Matriz RACI para Excel ou outra planilha

Comece com atividades nas linhas e funções nas colunas. Inclua uma legenda para que nenhuma letra dependa da memória de quem montou a tabela. O arquivo abaixo contém o exemplo preenchido e pode ser aberto em uma planilha ou importado como CSV, usando ponto e vírgula como separador.

Baixar modelo de Matriz RACI

Para adaptar, substitua atividades e funções, confira as atribuições com os envolvidos e identifique versão, escopo e responsável pela manutenção. O arquivo é um ponto de partida educativo, não um procedimento aprovado para sua empresa.

Campos complementares que evitam dúvidas

Critério de aceite: evidência que demonstra a conclusão.
Prazo: data ou condição que inicia a contagem.
Consulta: momento e assunto em que C precisa contribuir.
Comunicação: destinatário, canal e momento para informar I.
Exceções: substituto, limite de autoridade e canal de escalonamento.
Referência: contrato, procedimento, ficha ou registro relacionado.

Esses campos podem ficar em uma aba complementar ou no procedimento vinculado. Evite transformar a matriz em uma planilha impossível de ler. A grade deve continuar respondendo rapidamente quem faz, quem decide e quem participa.

Erros comuns e como validar a matriz de responsabilidade

Verificações antes de adotar a Matriz RACI
Sinal encontrado	Problema	Ajuste recomendado
Linha sem R	A entrega não tem executor definido.	Nomear executor com capacidade ou rever a atividade.
Linha sem A	Não está claro quem responde pelo resultado.	Definir autoridade compatível com a decisão.
Dois ou mais As	A decisão final pode ficar ambígua.	Escolher um A ou separar entregas e aprovações.
Muitos Rs sem divisão	Todos podem esperar que outro execute.	Dividir contribuições ou criar entregas menores.
Cs em todas as colunas	A consulta pode virar fila de aprovações.	Manter apenas contribuições necessárias.
Uma pessoa concentra Rs e As	Possível gargalo de execução e decisão.	Avaliar esforço, prazos, autoridade e redistribuição.
Atribuição não aceita	A tabela não corresponde à rotina.	Validar com os envolvidos antes de adotar.

Analise por linha e também por coluna

A leitura horizontal identifica lacunas em cada atividade. A leitura vertical mostra como os papéis se concentram em uma pessoa ou função. Uma coluna com muitos Rs não prova sobrecarga sozinha: compare esforço, duração, simultaneidade e disponibilidade. Contar letras sem entender o trabalho pode levar a uma redistribuição inadequada.

Não use RACI para transferir responsabilidade legal

A tabela registra um acordo operacional. Ela não elimina deveres de empregadores, administradores, profissionais habilitados ou fiscais. Quando houver exigência de revisão independente, assinatura técnica ou aprovação colegiada, respeite a regra aplicável. Se a decisão for colegiada, descreva o órgão competente e o procedimento de deliberação, sem fingir que a sigla substitui esse rito.

Matriz RACI no diário de obra: um exemplo enxuto

Na rotina do canteiro, coletar informações, consolidar o relatório e avaliar pendências são entregas diferentes. A RACI ajuda a evitar que um registro fique sem conferência ou que a mesma ocorrência seja tratada de forma contraditória por várias equipes.

Exemplo didático de participação no relatório diário da contratada
Atividade	Encarregado	Engenheiro responsável pelo fluxo	Planejamento	Gestor do contrato
Coletar informações da frente de serviço	R	A	C	I
Consolidar e conferir o relato diário	C	A/R	C	I
Analisar impacto de uma restrição no planejamento	C	A	R	I

Este exemplo se refere ao fluxo interno da contratada, sujeito ao contrato e às atribuições dos participantes. Não substitui o registro próprio do fiscal de contrato público nem cria uma regra universal de assinatura. Para os campos, as evidências e os cuidados normativos, veja o artigo sobre diário de obra, modelo e opções online.

Ao escolher um app diário de obra, verifique como o sistema identifica autor, conferência e histórico. O aplicativo pode registrar o trabalho; a matriz define os papéis. Nenhum dos dois resolve sozinho a falta de critérios de validação ou de comunicação entre as equipes.

Planilhas, ferramentas e aplicação na rotina

RACI, organograma, cronograma e Kanban não são a mesma coisa

O organograma mostra a estrutura da organização. O cronograma organiza atividades no tempo e suas dependências. A Matriz RACI estabelece a participação de cada função. O Kanban permite visualizar o andamento do trabalho. Combine os instrumentos apenas na medida em que ajudem a equipe a decidir e executar.

Escolha a ferramenta pelo controle necessário

Uma planilha compartilhada pode bastar para uma matriz pequena, desde que exista uma versão de referência e um responsável pela atualização. Em processos mais complexos, avalie permissões, histórico, vínculo com tarefas e acesso às decisões. Não escolha um sistema apenas porque exibe uma grade com letras: teste se as pessoas conseguem encontrar sua atribuição e a referência da entrega.

Defina responsabilidades e mantenha a documentação acessível

Na documentação de terceiros, saber quem confere um documento ajuda pouco se a ficha está perdida entre mensagens. A matriz organiza os papéis; a OpusFlow centraliza fichas de colaboradores e subcontratadas e oferece uma visão ampla do que está preenchido ou falta nessa documentação. São funções complementares.

A OpusFlow não deve ser confundida com uma ferramenta de criação de RACI, aprovação automática de tarefas ou aplicativo de diário de obra. A distribuição e a validação de responsabilidades continuam sendo decisões da organização.

Dê aos responsáveis uma referência documental organizada

Centralize as fichas de colaboradores e subcontratadas para apoiar quem precisa consultar e conferir a documentação do processo.

Conhecer a gestão de documentação

Revise quando o processo mudar

Reavalie a matriz quando houver troca de pessoas, mudança contratual, nova etapa, alteração de autoridade ou falha recorrente de comunicação. Em vez de prometer um ganho percentual sem evidência, acompanhe sinais observáveis: entregas devolvidas por dúvida de atribuição, tempo de espera por aceite e tarefas sem executor identificado.

Registre a alteração e comunique quem foi afetado. Uma versão nova que ninguém conhece não substitui o acordo anterior na prática. A referência da Atlassian sobre RACI complementa a discussão de papéis e organização do trabalho.

Perguntas frequentes sobre Matriz RACI

Qual é a diferença entre R e A na Matriz RACI?

R executa a atividade. A responde pelo resultado e tem autoridade para decidir o aceite no escopo definido. O executor pode entregar uma análise para que outra pessoa, indicada como A, decida sobre ela.

Uma atividade pode ter mais de um responsável R?

Pode, quando o trabalho realmente exigir vários executores. Identifique a contribuição de cada um ou divida a atividade em entregas menores, para não deixar a coordenação indefinida. Isso não muda a regra de um único A por linha.

A mesma pessoa pode ser R e A?

Sim, em atividades nas quais executar e responder pelo resultado possam ficar com a mesma pessoa. Use A/R explicitamente. Não reúna os papéis quando legislação, contrato, política interna ou controle de segregação de funções exigirem independência.

Toda linha precisa ter C e I?

Não. Toda atividade deve ter executor e responsável final, mas nem sempre precisa de consultados ou informados. Uma célula vazia significa que aquele papel não participa da atividade, conforme a legenda acordada.

Matriz de responsabilidade e Matriz RACI são sinônimos?

Matriz de responsabilidade é o conceito mais amplo de relacionar atividades e participantes. RACI é um modelo específico dessa matriz, com os papéis de executor, responsável final, consultado e informado.

A Matriz RACI substitui o organograma ou o cronograma?

Não. O organograma mostra a estrutura hierárquica; o cronograma registra sequência e prazos; a RACI define a participação de cada papel nas atividades. São instrumentos complementares.

RACI é uma obrigação legal para todas as empresas?

Não há uma obrigação geral de toda empresa usar a sigla RACI. Trata-se de uma ferramenta de gestão. Exigências de responsabilidade, aprovação e registro devem ser verificadas nas normas, nos contratos e nas políticas aplicáveis a cada processo.

Qual é a diferença entre RACI e RASCI?

RASCI acrescenta S, de Support, para identificar quem apoia a execução. Não é o mesmo papel de C: o consultado fornece contribuição para uma decisão ou atividade, enquanto o apoio participa do trabalho. Adote uma legenda clara e uma variação apenas quando ela resolver uma necessidade real.

Fontes e referências para aplicar a RACI

Ministério dos Transportes: Como implementar a matriz RACI? Conteúdo atribuído à Stratec, com legenda e orientações de implementação.
Governo Digital: Matriz RACI para sistemas de IA. Aplicação institucional, responsabilidades e modelo adaptável ao ciclo de vida dos sistemas.
Atlassian: gráfico RACI na gestão de projetos. Referência complementar sobre distribuição de papéis.

Exemplos e modelo são orientações educativas. Ajuste as atribuições às competências profissionais, aos contratos, às normas e aos controles internos da sua organização.

Matriz RACI: como fazer, exemplo e modelo de responsabilidade