Ficha de EPI: o que a NR-6 exige e modelo pronto para preencher

Muita empresa entrega o capacete, a luva e a botina, mas não consegue provar isso quando o auditor-fiscal pede o documento ou quando um ex-funcionário entra na Justiça. Sem registro, o equipamento entregue é, para efeitos práticos, como se nunca tivesse sido entregue.

A seguir estão a base legal da ficha, os campos que ela precisa ter, como preencher sem erro, quanto tempo guardar e como ela se conecta ao PPP, ao eSocial e à aposentadoria especial. No meio do texto há um modelo completo para copiar.

Para que serve a ficha de EPI (ficha de equipamento de proteção individual)

A ficha de EPI, também chamada de ficha de equipamento de proteção individual, é o documento em que a empresa registra cada equipamento entregue a cada trabalhador. Funciona como o histórico de proteção da pessoa: o que recebeu, quando, de qual fabricante, com qual Certificado de Aprovação (CA), se devolveu e se foi orientada a usar.

Ela cumpre três funções ao mesmo tempo. É prova de conformidade com a NR-6 diante da fiscalização. É ferramenta de gestão, porque mostra quando cada item precisa ser trocado. E é prova documental em eventual ação trabalhista ou previdenciária.

Ficha de entrega, ficha de controle e ficha de registro são a mesma coisa?

Na prática, sim. "Ficha de entrega de EPI", "ficha de controle de EPI" e "ficha de registro de EPI" são nomes diferentes para o mesmo documento. A NR-6 não impõe um nome nem um layout. O que ela exige é o registro do fornecimento.

Ficha de EPI e EPC: não confunda

EPC é equipamento de proteção coletiva, como guarda-corpo, exaustor e sinalização. Ele protege um grupo e não é entregue a uma pessoa, então não exige ficha individual. As medidas coletivas entram no PGR, não na ficha de EPI.

A ficha de EPI é obrigatória? O que dizem a NR-6 e a CLT

Sim. O registro do fornecimento é obrigação da organização e está na NR-6, do Ministério do Trabalho e Emprego.

Item 6.5.1, alínea "d": o registro do fornecimento

Na redação vigente, cabe à organização registrar o fornecimento do EPI ao empregado, podendo adotar livros, fichas ou sistema eletrônico, inclusive por sistema biométrico. A mesma lista de obrigações inclui fornecer o EPI gratuitamente, adequado ao risco e em perfeito estado de conservação e funcionamento.

Item 6.5.1.1: sistema eletrônico precisa gerar relatórios

Se a empresa optar por sistema eletrônico, ele deve permitir a extração de relatórios. Não basta ter os dados guardados: você precisa conseguir exportar o histórico de um trabalhador quando o fiscal pedir. Antes de adotar qualquer ferramenta, teste essa função.

Item 6.5.1.2: EPI descartável e creme de proteção

Quando o registro individual é inviável, como em luvas descartáveis e creme de proteção, a organização deve garantir o item na embalagem original, em quantidade suficiente para cada trabalhador nos locais de trabalho, com fornecimento ou reposição imediata. Isso não elimina a ficha para os demais EPIs. Vale registrar também o treinamento de uso desses itens.

CLT, artigos 166, 167 e 158

A CLT reforça a regra. O artigo 166 obriga a empresa a fornecer gratuitamente EPI adequado ao risco e em perfeito estado. O artigo 167 só admite equipamento com indicação do CA. E o artigo 158 considera ato faltoso a recusa injustificada do empregado em usar o EPI fornecido, o que só se sustenta se a empresa provar que entregou e orientou.

O que deve constar na ficha de EPI

Não existe modelo oficial, mas existe um conjunto de dados que sustenta a validade do documento. Use esta tabela como referência.

O CPF ou a matrícula evita confusão entre homônimos, e o campo "condição do EPI" evita discussão sobre ter recebido equipamento usado.

Modelo de ficha de EPI pronto para copiar

Copie as tabelas abaixo para o Word, o Excel ou o Google Planilhas e adapte ao logotipo e às particularidades da sua empresa.

Modelo completo: ficha de registro de fornecimento de EPI

Treinamento de uso: data ___/___/______ | instrutor: ______________ | conteúdo: ______________

Termo de responsabilidade (sugestão de texto)

Declaro que recebi gratuitamente, em perfeitas condições de uso, os equipamentos de proteção individual listados nesta ficha e que fui orientado(a) sobre o uso correto, a guarda, a higienização e a conservação de cada item. Comprometo-me a usá-los durante toda a jornada em que houver exposição ao risco, a zelar por eles e a comunicar imediatamente ao meu superior qualquer dano, defeito ou extravio para que seja feita a substituição. Estou ciente de que a recusa injustificada ao uso do EPI constitui ato faltoso, nos termos da CLT.

Local e data: ______________ Assinatura: ______________

Este texto é uma sugestão e deve ser validado pelo SESMT, pelo jurídico ou pela assessoria trabalhista antes de ir para uso.

Exemplo preenchido (construção civil)

Dados fictícios, apenas para ilustrar:

Repare que a botina trocada gera um novo registro, com o motivo da troca anotado na linha anterior. Os números de CA acima são ilustrativos: use sempre o CA real impresso no equipamento ou na embalagem.

Como fazer a entrega de EPI: passo a passo

A entrega é o momento em que a ficha ganha valor jurídico. Siga esta sequência:

1. Defina o EPI pelo risco da função. A escolha vem do PGR e do levantamento de riscos, não do estoque disponível.
2. Confira o CA antes de entregar. O número deve estar válido e compatível com a proteção necessária.
3. Verifique tamanho e ajuste. EPI que não serve gera desconforto e abandono do uso.
4. Oriente e treine. Explique como usar, guardar, higienizar e quando trocar, seguindo o manual do fabricante e as regras de capacitação da NR-1.
5. Preencha a ficha na hora, sem rasuras. Data, descrição, marca, tamanho, CA e quantidade.
6. Colete as assinaturas do trabalhador e do responsável pela entrega, em papel, assinatura eletrônica ou biometria.
7. Entregue uma cópia ou deixe a ficha acessível ao trabalhador.
8. Agende a próxima conferência. Registre a data prevista de troca e acompanhe.

Erros comuns no preenchimento da ficha de EPI

• Rasuras e corretivo. Ficha rasurada perde credibilidade. Corrija com novo registro datado ou refaça a ficha com novas assinaturas.
• Assinatura antecipada ou em lote, colhida no fim do mês para várias entregas.
• CA ausente, vencido ou de outro modelo.
• Descrição genérica, como "luva" ou "máscara", sem tipo, material e modelo.
• Ficha sem treinamento registrado.
• Trocas e devoluções sem anotação, o que impede provar a reposição.
• Fichas de ex-funcionários perdidas, justamente as mais pedidas em processos.
• Ficha única para a equipe inteira. O registro é individual.

O que a ficha de EPI prova na Justiça do Trabalho (e o que ela não prova)

A ficha prova que o equipamento foi entregue, em determinada data, a determinada pessoa. Quando a empresa consegue apresentá-la, o argumento "nunca recebi EPI" perde força.

Mas ela não prova, sozinha, que o trabalhador usou o equipamento nem que o EPI neutralizava o risco. A Súmula 289 do TST afirma que o simples fornecimento do aparelho de proteção não exime a empresa do adicional de insalubridade, cabendo a ela tomar medidas que reduzam ou eliminem a nocividade, inclusive fiscalizar o uso efetivo.

Por isso, a ficha funciona melhor acompanhada de outras evidências:

• registro de treinamentos e de DDS com lista de presença;
• advertências documentadas em caso de recusa de uso;
• inspeções e checklists de uso no campo;
• ordens de serviço com os EPIs obrigatórios por atividade.

Ficha de EPI, PPP e aposentadoria especial: o que mudou com o STJ

Poucas empresas conhecem este ponto. No Tema 1.090 dos recursos repetitivos, a Primeira Seção do STJ fixou que a anotação positiva sobre o uso adequado de EPI no PPP descaracteriza, em princípio, o tempo especial para aposentadoria. A decisão se apoia no Tema 555 do STF.

Se o trabalhador contestar, ele precisa demonstrar que o EPI não era usado ou não era eficaz. Costumam entrar nessa discussão a inadequação do equipamento ao risco e a falta de orientação e treinamento. Há ressalvas, como o ruído acima dos limites de tolerância, em que a contagem especial pode ser reconhecida mesmo com EPI.

Na prática, a ficha passou a ter peso previdenciário. Ela ajuda a sustentar que o EPI era adequado, tinha CA válido, foi entregue, reposto e acompanhado de treinamento. Ficha incompleta ou perdida enfraquece justamente a defesa da empresa e o que ela informa no PPP e no LTCAT.

eSocial e fiscalização: onde a ficha entra

O evento S-2240 do eSocial (condições ambientais do trabalho e agentes nocivos) informa os EPIs utilizados pelo trabalhador, com os respectivos CAs, e a avaliação de eficácia. O que é transmitido precisa bater com o que a ficha comprova. Divergência entre os dois é risco em auditorias e cruzamentos de dados.

Na fiscalização, o auditor costuma pedir por amostragem a ficha de alguns trabalhadores e conferir CAs, datas e assinaturas. A ausência do registro caracteriza descumprimento da NR-6, sujeito a autuação conforme a NR-28.

Quanto tempo guardar a ficha de EPI

A NR-6 não fixa prazo de guarda. O que existe é um conjunto de prazos legais que orientam a decisão:

• Prescrição trabalhista: a Constituição Federal, no artigo 7º, inciso XXIX, prevê prazo de 5 anos para cobrar créditos, até o limite de 2 anos após o fim do contrato. O mínimo prudente é guardar a ficha por 5 anos após o desligamento.
• Exposição a agentes nocivos: como o histórico de EPI sustenta informações do PPP e pode ser exigido em discussões de aposentadoria especial, muitas empresas adotam prazos bem maiores, de até 20 anos. Defina o prazo com o SESMT ou a assessoria jurídica.

A recomendação prática é nunca descartar ficha de quem trabalhou exposto a ruído, agentes químicos, biológicos ou calor.

Ficha de EPI em papel, planilha ou sistema: qual escolher

As três opções são aceitas pela NR-6. O que muda é o risco: papel se perde, e planilha é fácil de alterar sem deixar rastro. Se for usar planilha, proteja contra edição e guarde versões datadas. Em sistemas, confirme a exportação de relatórios e o armazenamento seguro.

CA, validade e troca: o que acompanhar

O Certificado de Aprovação comprova que o modelo foi avaliado e aprovado para uso. Três cuidados evitam problemas:

1. Consulte o CA antes da compra e da entrega na base do Ministério do Trabalho e Emprego. Ele precisa estar válido e ser do modelo entregue.
2. Respeite a vida útil indicada pelo fabricante. CA válido não significa equipamento eterno: a troca ocorre quando houver desgaste, dano ou perda de eficácia.
3. Registre a troca na ficha com data e motivo, para provar a reposição imediata exigida pela norma.

Responsabilidades: empresa, trabalhador e terceirizados

Da empresa: adquirir EPI com CA, fornecer gratuitamente, treinar, exigir o uso, substituir o que estiver danificado ou extraviado, cuidar da higienização e manutenção e registrar o fornecimento.

Do trabalhador: usar o EPI para a finalidade a que se destina, responsabilizar-se por guarda e conservação e comunicar qualquer alteração que o torne impróprio.

Terceirizados: a contratada entrega e registra os EPIs dos seus empregados. A tomadora deve cobrar as fichas e fiscalizar, porque pode responder de forma subsidiária, conforme a Súmula 331 do TST. Veja mais sobre esse risco no artigo de terceirização.

Desconto em folha por extravio ou dano

O artigo 462 da CLT só admite desconto quando previsto em contrato ou acordo, ou em caso de dolo do empregado. Sem esse cuidado, o desconto pode ser considerado indevido.

Checklist para auditar suas fichas de EPI hoje

Sorteie 5 trabalhadores e confira:

• Existe ficha individual com os dados da empresa e do trabalhador?
• Todos os EPIs previstos para a função aparecem na ficha?
• Cada item tem CA, e o CA era válido na data da entrega?
• Há datas, assinaturas e termo de responsabilidade, sem rasuras?
• O treinamento de uso está registrado?
• Trocas e devoluções estão anotadas com motivo?
• As fichas de ex-funcionários estão guardadas e acessíveis?
• O que consta na ficha bate com o PPP e o eSocial?
• Se há sistema eletrônico, ele gera relatório por trabalhador?

Qualquer resposta "não" indica o próximo ajuste a fazer.

Perguntas frequentes sobre ficha de EPI

Fontes oficiais

• NR-6, Equipamentos de Proteção Individual (Ministério do Trabalho e Emprego)
• Consolidação das Leis do Trabalho (Palácio do Planalto)
• STJ, Tema Repetitivo 1.090 (EPI e tempo especial)

Conteúdo informativo revisado em 18 de outubro de 2026. O termo de responsabilidade e o prazo de guarda são boas práticas, não imposições da NR-6. Não substitui a avaliação do profissional de segurança do trabalho nem da assessoria jurídica.